Коммерческое предложение на поставку товара: шаблон и образец

Коммерческое предложение на поставку товара - это письмо, где кроме цены названы условия работы: минимальная партия, срок отгрузки, кто везёт и за чей счёт, предоплата или отсрочка. Без этих четырёх пунктов снабженец не может ничего решить и откладывает письмо. Ниже шаблон с полями, заполненный образец и чек-лист.

Чем предложение на поставку отличается от предложения на услуги

Услугу покупают у человека, товар покупают на условиях. Снабженцу или закупщику неважно, сколько лет вы на рынке. Ему нужно понять, влезает ли ваша партия в его склад, успеет ли машина к четвергу и когда придётся платить.

Поэтому в предложении на поставку цена не идёт одна. Цена без минимальной партии бессмысленна: 68 рублей за штуку при заказе от десяти паллет и те же 68 рублей от одной коробки - это два разных предложения. То же с доставкой. «Цена со склада» и «цена с доставкой до двери» отличаются, и если вы не написали, какая у вас, читателю придётся спрашивать. Спрашивать он не станет.

Второе отличие в том, что решение о закупке может проходить через нескольких человек. Ваше письмо перешлют дальше, вырежут из него кусок и вставят в таблицу сравнения с двумя другими поставщиками. Пишите так, чтобы условия можно было выдернуть из письма целым блоком и никуда не звонить.

Пять условий, без которых предложение не рассматривают

Это тот минимум, который должен быть в первом же письме.

Минимальная партия. В штуках, коробках, паллетах или в рублях. Формулировка «работаем от небольших объёмов» ничего не означает, замените на число.

Срок отгрузки. Через сколько дней после оплаты или заявки товар уедет со склада. Отдельно скажите, что из ассортимента лежит на складе, а что везётся под заказ и сколько это занимает.

Доставка. Кто везёт, за чей счёт, до двери или до терминала транспортной компании. Если от какой-то суммы доставка бесплатная, назовите сумму.

Условия оплаты. Предоплата, оплата по факту или отсрочка. Если отсрочку даёте не сразу, так и напишите: с какой по счёту поставки и на сколько дней.

Документы. Что вы передаёте вместе с товаром и что можете дать до сделки: счёт, отгрузочные документы, сертификаты, декларации соответствия. Для закупщика это вопрос, сможет ли он провести поставку у себя.

Готовый шаблон коммерческого предложения на поставку

Скопируйте и замените всё, что в квадратных скобках. Блок «Условия» не сокращайте, ради него письмо и читают.

Тема: [товар] со склада в [город] для компании [название]

Здравствуйте, [имя отчество]!

Меня зовут [имя], компания [название вашей компании].
Поставляем [товарная группа] со склада в [город].

Пишу вам, потому что [конкретный факт про эту компанию:
у вас четыре точки в городе / вы работаете на вынос /
вы делаете доставку по области].

Цены на ходовые позиции:
- [позиция 1] - [цена] за [единица]
- [позиция 2] - [цена] за [единица]
- [позиция 3] - [цена] за [единица]

Условия:
- Минимальная партия: [объём или сумма заказа]
- Отгрузка: [срок] со склада в [город]
- Доставка: [кто везёт, за чей счёт, от какой суммы бесплатно]
- Оплата: [предоплата / по факту / отсрочка: сколько дней
  и с какой поставки]
- Документы: [что передаёте вместе с товаром]

Могу привезти образцы [товар], чтобы вы посмотрели вживую
до первого заказа. Ответьте на письмо или наберите меня:
[телефон], разговор займёт 10 минут.

[Имя Фамилия]
[Должность], [название компании]
[Телефон] | [почта] | [сайт]

Три позиции в прайсе, не тридцать. Берите то, что у вас берут регулярно и что точно есть на складе. Полный ассортимент предложите прислать отдельно, если человек ответит.

Заполненный образец

Компания, цены и сроки в образце условные. Они показывают, как выглядит плотный текст, и не являются ориентиром по рынку.

Тема: упаковка для выпечки со склада в Воронеже для «Тёплой булки»

Здравствуйте, Марина Викторовна!

Меня зовут Дмитрий, компания «Пример-Упак». Поставляем
одноразовую упаковку для пекарен и кафе со склада
в Воронеже.

Пишу вам, потому что у вас четыре точки в городе и почти
всё берут навынос. Значит, упаковка уходит объёмами
и её нехватка останавливает продажи в самый ходовой час.

Цены на ходовые позиции:
- Пакет бумажный с окном 180х90х290 - 4,20 руб. за штуку
- Коробка под торт 240х240х200 - 38 руб. за штуку
- Стакан двухслойный 350 мл с крышкой - 11,50 руб. за штуку

Условия:
- Минимальная партия: от 15 000 рублей одним заказом
- Отгрузка: на следующий рабочий день со склада в Воронеже
- Доставка: наша машина по городу, бесплатно от 15 000 рублей
- Оплата: первая поставка по предоплате, дальше отсрочка
  14 календарных дней
- Документы: счёт, отгрузочные документы, сертификаты
  на пищевую упаковку

Могу привезти образцы пакетов и стаканов, чтобы вы
посмотрели плотность бумаги до первого заказа. Ответьте
на письмо или наберите меня: +7 900 000-00-00, разговор
займёт 10 минут.

Дмитрий Соколов
Руководитель отдела продаж, «Пример-Упак»
+7 900 000-00-00 | mail@example.ru | example.ru

В этом письме нет ни «широкого ассортимента», ни «гибкой ценовой политики», ни «выгодных условий сотрудничества». Вместо них цифры и сроки, которые можно проверить.

Как написать про отсрочку платежа

Про условия оплаты вас спросят на первом же разговоре, поэтому лучше ответить на этот вопрос заранее. Но давать отсрочку незнакомой компании с первой поставки рискованно, деньги ваши. Выход в том, чтобы не молчать про отсрочку, а назвать условие, при котором она появляется.

Суммы и сроки в формулировках ниже условные, подставьте свои:

• «Первая поставка по предоплате. Начиная со второй работаем с отсрочкой 14 календарных дней.»
• «Отсрочка 21 день при заказе от 100 000 рублей в месяц. При меньшем объёме оплата по факту отгрузки.»
• «По предоплате цена ниже на 3 процента. С отсрочкой 30 дней отгружаем по базовому прайсу.»

Последний вариант удобен тем, что вы ничего не запрещаете, а просто показываете цену обоих решений. Клиент выбирает сам и не чувствует, что ему отказали.

Кому отправлять предложение на поставку

Начните не с текста, а со списка. Выпишите, кто покупает ваш товар: для перепродажи, как расходник для своей работы или как сырьё для производства. У упаковки это пекарни, кафе, кондитерские, доставка еды, цеха полуфабрикатов. У крепежа - монтажники, мебельные производства, строительные бригады. Разным группам нужны разные позиции прайса и разные первые строки письма.

Дальше список превращается в конкретные организации с адресами и телефонами, и это место, где работа тормозит. Собирать вручную по картам и справочникам можно, но на сотню компаний уходит вечер. В SalesFlow организации подбираются по виду деятельности и городу, по каждой видны телефон, почта, сайт, адрес и ИНН, так что список адресатов собирается за один заход.

Важно, как этот список используется. Персональное письмо конкретной организации по открытому рабочему контакту - обычная деловая переписка. Одинаковая рассылка по нескольким сотням адресов сразу - уже нет, и заканчивается она попаданием в спам, а не заказами. Пишите каждому отдельно и меняйте хотя бы первый абзац.

Прайс-лист прикладывать файлом или нет

В первом письме прайс файлом не отправляйте. Вложение с телефона не открывают, и оно даёт почтовым фильтрам лишний повод отправить письмо в спам. Три-пять цен прямо в теле письма делают ту же работу.

Полный прайс уместен во втором письме, когда человек ответил и попросил. Тогда приложите файл и продублируйте в тексте письма ключевое: минимальную партию, срок отгрузки и условия оплаты. Ответ вроде «пришлите ваш прайс» - это ещё не интерес к закупке, поэтому вместе с файлом задайте один вопрос: «Какие позиции сейчас берёте и в каком объёме в месяц?» Он переводит переписку в разговор о деле.

Чек-лист перед отправкой

Где взять список и как не потерять касание

SalesFlow собирает список российских организаций по виду деятельности и городу и показывает по каждой контакты для связи: телефон, почту, сайт, адрес и ИНН. Под конкретную компанию сервис готовит скрипт первого разговора и цепочку касаний, чтобы после отправленного предложения было понятно, когда перезвонить и что сказать. Каждый день формируется план: кому написать, кому позвонить сегодня. Открыть можно на https://salesflowai.ru